Klient pyta o cenę „prowadzenia SEO małej strony”. Odpowiedź zależy choćby od tego, kto opublikuje zmiany. Dwie poprawione podstrony mogą oznaczać dwa pliki przekazane właścicielowi albo dwa wdrożenia z podglądem, korespondencją z administratorem i kontrolą publicznych wersji. Zanim podasz kwotę, nazwij pracę, za którą rzeczywiście bierzesz odpowiedzialność.
Poniżej policzymy przykładowy abonament: od godzin, które możesz przeznaczyć na klientów, do ceny zostawiającej 20% marży w przyjętym modelu. Wszystkie kwoty i czasy są hipotetyczne. To ćwiczenie dla freelancera, nie cennik SEOAssistant ani zestawienie stawek na rynku. Obliczenia dotyczą opłacalności zlecenia; nie służą do ustalania podatków.
Najpierw ustal, co klient odbierze
Załóżmy, że obsługa obejmuje jedną witrynę i poprawę dwóch istniejących stron usługowych miesięcznie. Klient przekazuje prawdziwe dane o usługach, sprawdza fakty i publikuje zatwierdzone zmiany. Freelancer analizuje, redaguje, omawia pracę i sprawdza publiczne adresy. Nie przebudowuje formularza ani szablonu strony. Jedna tura uwag oznacza jeden zbiorczy zestaw komentarzy do uzgodnionych dwóch tekstów.
| Praca w przykładowym miesiącu | Co z niej zostaje | Czas |
|---|---|---|
| Analiza zapytań i wybór dwóch stron | Decyzja o priorytecie z krótkim uzasadnieniem | 2 h |
| Sprawdzenie materiałów i redakcja obu stron | Dwie poprawione wersje z pytaniami o niepewne fakty | 4 h |
| Konsultacja, przygotowanie do niej i zapis decyzji | Jedna rozmowa do 45 minut i ustalenia dla klienta | 1,5 h |
| Jedna wspólna tura uwag | Wersje gotowe do zatwierdzenia | 1,5 h |
| Koordynacja wdrożenia i kontrola po publikacji | Adresy, daty, potwierdzenie wykonania lub opis blokady | 1,5 h |
| Odczyt danych i krótki raport | Obserwacje i rekomendacja na następny miesiąc | 1,5 h |
Suma to 12 godzin. Konsultacja i korespondencja o tym wdrożeniu należą do projektu, nawet jeśli klient otrzyma jedną pozycję „abonament”. Nie ukrywaj ich we własnej administracji. Z kolei rozmowa sprzedażowa z potencjalnym kolejnym klientem jest czasem prowadzenia firmy. Stawka za godziny projektowe musi pokryć również ten czas.
Policz koszt godziny, którą rzeczywiście możesz sprzedać
W przykładzie masz do dyspozycji 120 godzin w miesiącu. Zostawiasz 40 na pozyskiwanie zleceń, organizację firmy, naukę i niezapełnione terminy. Do zaoferowania zostaje 80 godzin projektowych. Chcesz, aby ten miesiąc pokrył 8 000 zł wynagrodzenia za Twoją pracę oraz 1 600 zł kosztów ogólnych, takich jak miejsce pracy i oprogramowanie wspólne. To kwoty przyjęte na potrzeby kalkulacji.
Wewnętrzny koszt godziny wynosi (8 000 zł + 1 600 zł) / 80 h = 120 zł/h. Podzielenie przez 120 godzin dałoby 80 zł/h, lecz przy 80 sprzedanych godzinach odzyskasz wówczas tylko 6 400 zł z planowanych 9 600 zł. To częsty powód, dla którego kalendarz wygląda na pełny, a zlecenia nie wystarczają na utrzymanie firmy.
80 godzin to założenie, a nie należność od klientów. Sprawdź je na rzeczywistych miesiącach, także tych słabszych. Jeśli przez dłuższy czas sprzedajesz 60 godzin przy tych samych kosztach miesięcznych, godzina musi pokrywać 160 zł. Kalkulacja wykonana dla 80 godzin nie naprawi tej różnicy. Zanim zmienisz ofertę, ustal, czy problemem jest niedoszacowany czas realizacji, czy po prostu mniej zamówień.
Dodaj narzędzia i odróżnij marżę od narzutu
Przyjmijmy, że temu projektowi przypisujesz 160 zł miesięcznie na narzędzia lub inne bezpośrednie koszty. Nie są one już zawarte w 1 600 zł kosztów ogólnych. Koszt pracy to 12 h × 120 zł = 1 440 zł; po dodaniu 160 zł pełny koszt zlecenia wynosi 1 600 zł. Jeśli korzystasz ze wspólnego narzędzia, wybierz jeden sposób rozliczenia: albo jako koszt ogólny, albo jako udziały projektów sumujące się do rzeczywistego kosztu. Nie doliczaj całego abonamentu każdemu klientowi.
| Co chcesz osiągnąć? | Obliczenie | Wynik dla kosztu 1 600 zł |
|---|---|---|
| Marżę 20% ceny sprzedaży | Cena = koszt / (1 − 0,20) | 2 000 zł. Nadwyżka 400 zł; 400 / 2 000 = 20% marży. |
| Narzut 20% na koszt | Cena = koszt × (1 + 0,20) | 1 920 zł. Nadwyżka 320 zł; 320 / 1 920 ≈ 16,7% marży. |
Przy cenie 2 000 zł narzut wynosi 400 / 1 600 = 25%. Raz dzielisz nadwyżkę przez cenę, raz przez koszt. Nazwanie obu wyników „20% zysku” szybko prowadzi do pomyłki w ofercie. Samą nadwyżkę interpretuj w granicach tego modelu: po uwzględnieniu przyjętego wynagrodzenia własnego i przypisanych kosztów.
Jak ująć abonament i prace dodatkowe w ofercie
Klientowi wystarczy język wykonania: „Za 2 000 zł miesięcznie przygotuję zmiany dla dwóch ustalonych stron, przeprowadzę konsultację, uwzględnię jedną turę uwag, sprawdzę wdrożenie klienta i omówię dane. Zakres dotyczy jednej witryny. Jeśli pojawi się dodatkowe zadanie, przed rozpoczęciem przedstawię jego koszt i termin”. Dopisz, kiedy klient ma dostarczyć materiały oraz co się dzieje, gdy opóźni akceptację. Bez takiego ustalenia łatwo obiecać na przyszły miesiąc jednocześnie zaległą pracę i pełny nowy zakres.
Rozróżnij poprawienie własnego błędu i zmianę zamówienia. Jeśli wpisałeś zły adres przekazany prawidłowo w briefie, poprawiasz go w ramach uzgodnionego rezultatu. Jeśli po odbiorze klient zamienia ofertę na inną usługę albo dodaje trzecią podstronę, to nowa praca. W naszym przykładzie dodatkowe 3 h bez nowych kosztów narzędzi to 360 zł kosztu, czyli 450 zł ceny przy zachowaniu 20% marży. Można też uzgodnić zastąpienie jednego z dwóch zadań innym, jeżeli nakład jest porównywalny.
Pakiety różnicuj tym, co klient ma odebrać. „Analiza i zalecenia” może kończyć się notatką dla własnego zespołu klienta; „analiza i redakcja” oznacza również gotowe wersje i uwagi; „z wdrożeniem” wymaga czasu w CMS oraz sprawdzenia publikacji. Nie zakładaj, że każde kolejne pięć fraz kosztuje tyle samo pracy. Pięć zapytań może dotyczyć jednej sprawdzonej już strony albo pięciu usług wymagających pięciu oddzielnych rozmów.
Szablon własnej kalkulacji do skopiowania
Uzupełnij wartości dla miesiąca, dla którego tworzysz ofertę. Kwoty zapisuj w tej samej walucie i na tej samej podstawie. W kolumnie marży wpisz ułamek, na przykład 0,20 dla 20%. Szablon można przenieść do zwykłego arkusza lub notatki.
| Pole | Wpisz lub oblicz |
|---|---|
| A. Godziny dostępne | Wszystkie planowane godziny pracy w miesiącu. |
| B. Godziny poza projektami | Sprzedaż, administracja, rozwój i niewypełnione terminy. |
| C. Koszt miesiąca | Własne wynagrodzenie za pracę + koszty ogólne. |
| D. Koszt godziny | C / (A − B); jeżeli A − B nie jest dodatnie, nie masz godzin do sprzedaży. |
| E. Godziny klienta | Analiza + redakcja + konsultacje + uwagi + wdrożenie lub koordynacja + raport. |
| F. Bezpośredni koszt projektu | Narzędzia, wykonawcy i inne pozycje nieuwzględnione w C. |
| G. Koszt zlecenia | D × E + F. |
| H. Założona marża | W tym modelu: od zera do wartości mniejszej niż 1. |
| I. Cena | G / (1 − H). |
| Kontrola po miesiącu | (Faktyczna cena − faktyczny koszt) / faktyczna cena, przy dodatniej cenie. |
Po pierwszym cyklu wstaw godziny rzeczywiste. Gdy zamiast 12 wyjdzie 15, koszt wzrośnie do 15 × 120 zł + 160 zł = 1 960 zł. Przy niezmienionej cenie 2 000 zł marża wyniesie zaledwie 2%. Zapisz, gdzie pojawiły się dodatkowe trzy godziny. Czym innym jest błąd oszacowania redakcji, a czym innym regularna druga konsultacja, której nie było w ofercie.
Założenia do kalkulacji zbierz w briefie rozpoczęcia współpracy. Przed przyjęciem kolejnego abonamentu sprawdź także dostępność godzin w tygodniowym planie obsługi klientów.
W opisie funkcji SEOAssistant przygotowanie propozycji i jej sprawdzenie to osobne etapy. Jeśli rozważasz takie narzędzie, umów prezentację na przykładzie jednego zadania redakcyjnego. Zmierz osobno czas przygotowania szkicu i czas potrzebny na sprawdzenie faktów oraz odbiór. Dopiero własny koszt narzędzia i zaobserwowany czas pracy warto wpisać do kalkulacji kolejnego abonamentu.